Karta paliwowa w kieszeni, a VAT zostaje w Europie: gdzie najczęściej znikają pieniądze polskich przewoźników

Trasa polskiej ciężarówki w ciągu jednego miesiąca potrafi prowadzić przez pół Europy. Niemcy, Francja, Hiszpania, Belgia — kolejne kilometry, kolejne tankowania, opłaty drogowe i postoje. Na każdej z tych faktur pojawia się ten sam element, o którym wielu przewoźników przypomina sobie dopiero po czasie: zagraniczny VAT.

W praktyce wygląda to tak: część pieniędzy wydawanych na paliwo, autostrady czy parkingi to nie wydatki, lecz środki chwilowo “zamrożone” w zagranicznych urzędach skarbowych. To, czy firma odzyska należny VAT, zależy przede wszystkim od sprawności i jakości obsługi całego procesu rozliczenia.

Skąd właściwie można odzyskać VAT

Polskie firmy transportowe mogą wnioskować o zwrot VAT z ponad 30 europejskich państw, zarówno z Unii Europejskiej, jak i spoza niej. Mówimy o paliwie, opłatach drogowych, parkingach, naprawach, wynajmie i hotelach związanych z bieżącą działalnością. Lista krajów jest długa: Niemcy, Francja, Holandia, Belgia, Włochy, Hiszpania, Austria, kraje skandynawskie. Każdy z nich rozpatruje wnioski po swojemu.

Przy przewozach międzynarodowych roczne kwoty potrafią sięgać dziesiątek tysięcy euro – wszystko zależy od skali floty. To kapitał, który już należy do Państwa przedsiębiorstwa, ale nadal pozostaje w zagranicznych systemach podatkowych krajów, w których realizowano zakupy i usługi.

Karta paliwowa nie załatwia sprawy sama

Wielu przewoźników zakłada, że posiadanie karty paliwowej oznacza automatyczny zwrot zagranicznego VAT-u. W praktyce to działa inaczej. Karta paliwowa ułatwia rozliczanie zakupów, ale sam proces odzyskania podatku pozostaje osobną procedurą, wymagającą odpowiedniego przygotowania dokumentów i terminowego złożenia wniosku zgodnie z przepisami danego kraju.

Najwięcej problemów pojawia się zwykle w dwóch obszarach: dokumentacji i terminach.

Pierwszy to poprawność dokumentów. Faktury oraz paragony muszą zawierać komplet danych firmy — nazwę, adres i numer NIP. Równie istotne są dane sprzedawcy: jego numer NIP, nazwa, adres oraz wyraźnie wskazana kwota podatku. Brak choćby jednego elementu może oznaczać, że dana kwota nie będzie mogła zostać odzyskana.

Drugą kwestią są terminy. Wniosek o zwrot VAT za poprzedni rok można złożyć wyłącznie do 30 września kolejnego roku. Obowiązują także minimalne progi wartości wniosków: 400 euro dla okresów krótszych niż rok oraz 50 euro przy rozliczeniu całorocznym z danego państwa.

Trzy sposoby na to samo zwrot podatku VAT

Banki od dawna oferują firmom finansowanie bieżącej działalności, aby kapitał obrotowy nie pozostawał zamrożony poza firmą. W przypadku zagranicznego VAT-u mechanizm jest bardzo podobny. Standardowa procedura zwrotu trwa średnio około ośmiu miesięcy — w zależności od kraju i lokalnej administracji podatkowej. Dla firmy transportowej oznacza to miesiące oczekiwania, podczas których część wypracowanych środków pozostaje poza obiegiem i nie wspiera bieżącej działalności.

Dlatego coraz więcej przewoźników traktuje odzyskiwanie VAT nie tylko jako formalność księgową, ale również element zarządzania płynnością finansową.

Edenred Finance oferuje trzy modele odzyskiwania zagranicznego VAT-u. Pierwszy to standardowy zwrot realizowany zgodnie z terminami administracji podatkowej danego kraju. Drugi to zwrot szybki — środki trafiają na konto firmy nawet w ciągu 2 dni roboczych od dostarczenia faktur i wymaganych dokumentów. Trzecia opcja opiera się na współpracy z partnerami, czyli dostawcami kart paliwowych.

Wariant ekspresowy sprawdza się szczególnie w firmach korzystających z kart paliwowych, ponieważ cały proces bazuje na fakturach za paliwo oraz opłaty drogowe, które regularnie pojawiają się w działalności transportowej.

Komu warto powierzyć ten proces

Edenred Finance należy do grupy Edenred i jest jednym z największych dostawców usług zwrotu podatków w Europie. Z usług firmy korzystają zarówno najwięksi europejscy przewoźnicy, jak i mniejsze firmy rodzinne. Zespół to ponad 180 osób pracujących w Polsce, na Litwie, w Danii, Rumunii, Bułgarii i na Węgrzech. Jakość procesu potwierdza certyfikat ISO 9001.

Co z tego wynika dla Państwa firmy

Jeżeli flota Państwa firmy regularnie tankuje za granicą, korzysta z autostrad i ponosi koszty bieżącej działalności w różnych krajach Europy, część tych wydatków można odzyskać w postaci zwrotu VAT-u. W praktyce kluczowe pytanie nie brzmi już „czy warto odzyskać podatek”, ale jak zrobić to szybko, skutecznie i bez utraty części należnych środków. Odpowiedzi na konkretne pytania – jakie dokumenty zebrać, jak wyglądają terminy w poszczególnych krajach, jak złożyć wniosek – znajdą Państwo w sekcji najczęściej zadawanych pytań Edenred Finance.

Więcej informacji: https://finance.edenred.com/pl. Konsultacje: +48 609 008 242, [email protected].

Artykuł sponsorowany